Каскадный · Стандартный · [ Линейный ] Нужна помощь, please, с дипломом!, По архивам

[Anders]

Друзья, прошу помощи.
Иначе кафедра меня просто линчует. Так вышло, что специальность у меня смежная – на стыке управления и архивов. На картриджи зарабатываю вообще в третьей сфере:-) Диплом я хотел писать по управлению (поскольку разбираюсь в теме), но кафедра ($*&@!#) заставили писать по архивам. Информации дефицит, поэтому остается надежда на любимый форум.

Многие из вас наверняка уже работают, и работают в разных компаниях и сферах. Поделитесь, пожалуйста, информацией, помогите набрать материал: есть ли у вас на работе архив?
Если есть, то какой (традиционный и/или электронный) и как вы его делали (ну может начальство рассказывало)?

Меня интересует именно как он создавался – приглашали ли вы кого-нибудь, чтобы он сделал архив – фирму или консультанта, или своими силами делали. Или, может, пользуетесь услугами удаленного хранения документов. Очень нужна хоть какая-никакая статистика. Отметьте также, в какой области работает компания (само название фирм, разумеется, писать необязательно) и крупная/средняя/малая она.

Буду всем ответившим очень признателен:-)

[Sentenced]

Ты бы хоть тему написал своего диплома. А так предложил бы отвести отдельную главу под ECM (Enterprise Content Management). Если мы говорим про оракловые продукты, то у них есть целый ряд предложений для ECM, и одна из его составляющих, UOA (Universal Online Archive), который как раз и отвечает за хранение архивной информации. Там еще важный сервис есть отвечающий за хранение документов и их жизненный цикл. Например, срок действия документа истекает и он автоматически удаляется (это требование ФЗ "О Персональных данных")

Внизу приведена архитектура такого решения. Все остальное у Oracle нагуглишь. Еще можешь и конкурентов привести - Documentum и FileNet.



Сообщение отредактировал Sentenced - Четверг, 23 апреля 2009, 15:17

[tyr43]

стопкой, всякий десигн, контора маленькая

[Iruta-san]

контора крупная, но жадная. Один раз этот архив уже намок от потопа)
Ах да - храним стопкой

Сообщение отредактировал Iruta-san - Четверг, 23 апреля 2009, 16:17

[Hahahoj]

Тенденции примерно везде одинаковые. На всех серьезных заводах реально есть несколько архивов, обычно:
а) БТД(бюро технической документации в связке с патентным отделом) - здесь хранятся конструкторские архивы, и идёт проверка и приём документации разрабатываемых проектов, оформляются и отслеживаются патенты.
База формировалась годами, сейчас на разумных предприятиях закупили широкоформатные сканеры и переносят / перенесли все важные вещи на комп.
Организация нашего архива в итоге: папочкина компе с пронумерованными по стандарту документами в связке с огромным экселовским каталожным файлом с гиперсылками на документ.
Если нет отсканенной копии документа в базе - поднимаются бумажные каталоги и ищется бумажная копия, лежащая на своём месте в специальных шкафах.
б) Канцелярия - хранящая административную информацию и доводящая её до служащих.
Ничего особенного - просто подшиваются документы в папочки и складываются стопочкой по номерам и темам. Ведется реестр важных документов, которые хранятся в отдельных папочках. 8)
Электронная система документооборота есть "Евфрат-Документооборот" - но у нас толком не прижилась.
в) Отдел кадров - ведет собственную картотеку служащих в бумажном и с недавних времен электронном виде используя систему "Кадровик".
г) Первый отдел -у них архив засекреченной информации. Продолжать дальше не буду, подпискас.
д) Бухгалтерия - бумажный архив оригиналов документов за последнии три года подшиваемый по номерам счетов и т.п. Занимает пару шкафов. Остальные документы пропадают странным образом. По роду деятельности был практически во всех помещениях своего предприятия, но место хранения так и не видел. Подозреваю что мусорный контейнер.
С середины 90-х вся бухгалтерия ведется через 1с
е) Охрана пишет видео километрами пленки, иногда попадаются занятные кадры, к примеру развлечения ночных охраников с девушками. Директор по безопасности страшно ругается и материт зама. За то что камеры плохо показывают. Тот говорит, что здесь не телестудия. Но я отвлекся.
Запись валяется на винте, с него скидывается на диски и пишется на блины. Блины сдаются диру, он их прячет в сейф.
ё) И у всех остальных отделов / лабораторий / групп / персоналий есть свои архивы, обычно куча папок на компе и в шкафах за спиной. Проживши два-три года документы обычно выкидываются на свалку (вместе с теми кто их составлял).
Текучка-съ.

[Anders]

Спасибо, что откликнулись, ребята.

Ты бы хоть тему написал своего диплома.

Тема – "Деятельность предприятий РФ, оказывающих архивные услуги". С отдельными этими "предприятиями" я пообщался, теперь вот хочется узнать, что творится у клиентов таких предприятий. Пользуются-нет, вообще держат ли архив.

Электронная система документооборота есть "Евфрат-Документооборот" - но у нас толком не прижилась.

Hahahoj – тебе отдельный респект
А почему система не прижилась?

[scald-spb]

Спасибо, что откликнулись, ребята.
Тема – "Деятельность предприятий РФ, оказывающих архивные услуги". С отдельными этими "предприятиями" я пообщался, теперь вот хочется узнать, что творится у клиентов таких предприятий. Пользуются-нет, вообще держат ли архив.
Hahahoj – тебе отдельный респект
А почему система не прижилась?

Про архивы надо узнавать у FCMG компаний (юнилевер, нестле и прочих крупняков), которые отгружают продукцию куче клиентов. По закону, они должны хранить копию каждого платежного документа/документа на отгрузку три года минимум, и если придет налоговая и не найдет какого-либо документа - тогда компания попадает на очень крупные штрафы.

Ну и те, кто работает по ISO 9000 и далее, должны иметь систему автоматизации бизнес-процессов, что в итоге тянет за собой архивы.

Сообщение отредактировал scald-spb - Четверг, 23 апреля 2009, 21:44

[Hahahoj]

А почему система не прижилась?

Всё очень просто - у нас очень много стариков работает на управляющих должностях. Им всё пофиг, лишь бы до пенсии досидеть. И комп им совсем не нужен.
Бумажный же документооборот ведется по отработанным веками схемам, ведет его практически полностью секретарша, нач только подписывает подсовываемые стопкой бумажки, самому делать как бы ничего особо не надо. С чего им начинать учится и самим принимать решения? Если всё итак работает с минимальными для них затратами времени/сил?
А Евфрат внедрили чтобы пройти эту самую сертификацию по ISO. Хохма, но там требуется чтобы на предприятии работал эл. документооборот, но не требуется, чтобы в нем работали люди.
.PS Скажу даже больше. Там не требуется даже наличия системы электронного документооборота в сети предприятия. Достаточно актов о вводе его в эксплуатацию и книжки-талмуда "Регламент работы документооборота", которая описывает его функционирование.

[Sentenced]

Anders, ну тогда и отводи отдельную главу под электронные архивы. Я тут для руководства документ готовил про сравнение Documentum и Oracle на основе отчетов Gartner и Forrester, могу поделиться.

[Astropath]

Контора крупная (), занимаемся стратегическими отраслями народного хозяйства. Архив ведет отдел документооборота плюс у них есть подрядчик - OSG records management - www.osgrm.com, которые все и делают, включая утилизацию информации.

[Don]

ДИплом...
до чего дошли вузы. Это не дипломы получаются а игрушки 8)

[scald-spb]

ДИплом...
до чего дошли вузы. Это не дипломы получаются а игрушки 8)

Ну не скажи. Проекты консалтинга (как я понимаю, дипломная работа посвящена обследованию процессов работы с архивными документами и предложению способов ее автоматизации) - очень затратные по времени и силам. Это не игрушки

[Anders]

занимаемся стратегическими отраслями народного хозяйства.

C OSG знаком, был даже у них в офисе. А что именно, если не секретная информация, вы делаете с отраслями находного хозяйства? Инвестируете, экспортируете?

ДИплом...
до чего дошли вузы. Это не дипломы получаются а игрушки 8)

Тем не менее, это надо написать и защитить.
Будь проклят тот день, когда я сел за баранку этого пылесоса.

[Anders]

Ребята!! Всем огромнейшее спасибо!! Защитил диплом полчаса назад на "отлично"! Ура

Все-таки несмотря на срач в теме про Е3, у нас отличное, доброе коммьюнити!))